【業務手順書】会議室予約の手順（ドラフト）

対象: 本社勤務の全社員
対象設備: 本社3階 第1会議室、本社3階 第2会議室、本社4階 応接室

■手順1: 予約システムにログインする
社内ポータルから「会議室予約ツール」にアクセスし、社員番号でログインする。

■手順2: 空き状況を確認する
予約したい日時における会議室Aの空き状況を確認する。他の予定と重複していないか確認すること。

■手順4: 承認を得る
参加人数が多い場合や、応接室を利用する場合は、上長の承認が必要になることがあります。承認が必要かどうかは適宜判断してください。

■手順5: 利用後の対応
会議室の利用が終わったら、机・椅子を元の配置に戻し、忘れ物がないか確認する。ホワイトボードを使用した場合は消しておく。

■予約変更・キャンセルについて
予定が変更になった場合は、なるはやで予約システム上から変更してください。キャンセルする場合は手順4を参照してください。

■よくある質問

Q. 参加人数の入力欄には何を入力すればよいですか。
A. 参加人数は適宜入力してください。

Q. 第1会議室が満室の場合はどうすればよいですか。
A. Aルームが空いていればそちらを利用してください。空いていない場合は総務にご相談ください。

Q. 予約の確定はいつわかりますか。
A. 確認メールが届いたら手続き完了です。

■注意事項
・会議室の利用は原則1回あたり2時間までとします。
・飲食を伴う会議を行う場合は、事前に申請してください。
・応接室は来客対応を優先するため、社内のみの会議での利用は控えてください。
